Ti è mai capitato di avere problemi con i dati dei tuoi collaboratori o dei tuoi clienti, arrivando a perderli, o rischiando che venissero portati all’esterno della tua azienda?

Bene, oggi voglio parlarti di quali vantaggi, sia economici che organizzativi puoi avere nell’organizzare la tua azienda per la gestione dei tuoi dati in conformità con la normativa GDPR sulla privacy.

Rispettare le linee guida e la norma europea 679/16 sulla privacy comporta avere a cuore tutti i dati gestiti dalla tua azienda, rispettare le prescrizioni del GDPR e della norma italiana D.Lgs 101/18 in materia privacy. Adottare le giuste azioni e i documenti appropriati di permette di evitare sanzioni, multe e altre conseguenze legali derivanti dalla non conformità.

Ma gestire i dati in modo responsabile e sicuro ti aiuta a costruire una reputazione positiva per la tua azienda!

I clienti, i partner commerciali e altre parti interessate, infatti, sono più attenti e propensi a fidarsi di solo di aziende che dimostrino impegno nella protezione dei dati personali che vengono loro affidati.

Un sistema di gestione dei dati ben progettato ti può aiutare anche ad identificare e mitigare i rischi di violazioni dei dati, grazie all’adozione di misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i dati sensibili dagli accessi non autorizzati, dalle perdite o dal furto.

• • Migliorare l’efficienza operativa, consentendo un migliore accesso e utilizzo dei dati da parte del personale autorizzato, migliorando di conseguenza i processi decisionali e incrementando la produttività complessiva dell’azienda.
  • Riduzione dei costi associati alla gestione dei dati. Ciò include la riduzione dei costi di archiviazione e gestione dei dati, nonché la mitigazione dei costi derivanti da potenziali violazioni dei dati e sanzioni legali.
  • Aumento della competitività della tua azienda, grazie alla capacità di dimostrare una gestione responsabile dei dati per attirare più clienti e partner commerciali rispetto ai tuoi competitor.

L’adozione di un sistema di controllo e gestione dei dati in conformità con la normativa sulla privacy rappresenta un passo fondamentale per il successo e la sostenibilità del tuo business.

Concretamente, cosa significa adottare il GDPR? Cosa dovrai fare in azienda per seguire la Privacy dei dati?

Ti faccio un esempio.

Immaginiamo che la tua sia un’azienda di e-commerce che desidera migliorare la gestione dei dati dei propri clienti per garantire la conformità alla normativa sulla privacy.

Questi possono essere i passaggi fondamentali per implementare la privacy in azienda:

Valutazione della situazione attuale: Si parte da un’analisi dettagliata delle pratiche attuali di gestione dei dati in azienda, inclusi i tipi di dati raccolti, il modo in cui vengono archiviati e utilizzati, nonché le politiche e i processi attualmente in atto.

Valutazione dei rischi e misure di sicurezza: Una volta fatta la fotografia della situazione attuale dell’azienda, si rende necessaria una valutazione dei rischi per identificare potenziali punti deboli nei propri sistemi e processi relativi ai dati personali. Sulla base di questa valutazione, devono essere implementate misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati sensibili dai rischi individuati.

Designazione di un responsabile della privacy: In azienda devi nominare un responsabile della privacy o un DPO (Data Protection Officer) che sia responsabile della gestione e dell’implementazione delle politiche e delle procedure sulla privacy.

Formazione del personale: Una volta costruiti moduli e procedure per la gestione dei dati, devi provvedere alla formazione dei responsabili individuati e alla formazione di tutto il personale dipendente, con particolare attenzione alle richieste delle normative sulla privacy, ai rischi associati e alle procedure da seguire per garantire la protezione dei dati personali dei clienti e dei dipendenti in azienda.

Revisione delle politiche e dei processi: periodicamente, in azienda hai il compito di rivedere e aggiornare le politiche e procedure sulla privacy per garantire la conformità alla normativa vigente. Ciò potrebbe includere l’implementazione di nuove politiche di consenso, la revisione delle politiche di sicurezza dei dati e l’aggiornamento delle procedure e della modulistica di gestione dei dati e delle relative violazioni da segnalare.

Monitoraggio e aggiornamento continui: La privacy dei dati è un processo continuo e in evoluzione e, per tale motivo, devi monitorare costantemente le pratiche e processi relativi alla privacy nella tua azienda, nonché le eventuali modifiche nella normativa, e apportare aggiornamenti e miglioramenti di conseguenza.

Alla base di tutte le attività, però, è sempre necessario che operi con il consenso delle parti interessate (clienti, dipendenti e fornitori) e adotti sempre la massima trasparenza. Fondamentale è, infatti, il consenso esplicito per la raccolta e l’uso dei dati personali, lì dove previsto dalla normativa, e che venga loro fornita un’adeguata trasparenza su come i dati verranno utilizzati.

In soldoni, alla fine, quali sono le cose che sfuggono alla maggior parte delle aziende e alle quali devi prestare maggiormente attenzione per gestire la privacy nella tua azienda?

Conservazione dei dati: Assicurati di rispettare i limiti di conservazione dei dati e di eliminare i dati personali quando non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti.

Trasferimenti internazionali di dati: Presta attenzione ai trasferimenti internazionali di dati e garantisciti che vengano adottate le misure di sicurezza adeguate quando i dati vengono trasferiti al di fuori dello spazio economico europeo.

Gestione delle violazioni dei dati: Assicurati di avere sempre procedure chiare e documentate per la gestione delle violazioni dei dati, compresa la notifica alle autorità di controllo e agli interessati, quando necessario.

Implementare la privacy in azienda richiede un impegno costante e una gestione diligente dei dati personali dei clienti, ma può portare la tua azienda ad aprirsi a nuovi mercati e nuovi clienti, acquisendo sempre più la fiducia dei consumatori e dei tuoi partner di lavoro.